หากคุณใช้งาน Excel เป็นประจำทุกวัน และใช้เวลาไปกับการคัดลอก วาง จัดรูปแบบตาราง หรือสร้างรายงานแบบเดิมซ้ำแล้วซ้ำเล่า คุณอาจกำลังเสียเวลาอันมีค่าไปกับงานซ้ำซากที่สามารถปรับปรุงให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นได้ ทำงานอัตโนมัติด้วย Office Scripts และ Power Automateคุณไม่จำเป็นต้องเป็นนักพัฒนาซอฟต์แวร์มืออาชีพก็เริ่มต้นได้: ด้วยตัวบันทึกการทำงานและตัวอย่างการใช้งานจริงเพียงไม่กี่อย่าง คุณก็สามารถประหยัดเวลาได้หลายนาที (หรือแม้แต่หลายชั่วโมง) ในแต่ละสัปดาห์
บทความนี้มีจุดประสงค์เพื่อช่วยให้คุณเข้าใจว่า Office Scripts คืออะไร ทำงานอย่างไรใน Excel สำหรับเว็บ ทำงานร่วมกับ Power Automate อย่างไร และอื่นๆ สถานการณ์จริงของการสร้างรายงานอัตโนมัติและงานประจำ คุณสามารถนำไปประยุกต์ใช้ในงานของคุณได้ทันที คุณจะได้เห็นคุณสมบัติ ตัวอย่างที่เป็นรูปธรรม แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด และข้อจำกัดต่างๆ ซึ่งทั้งหมดนี้อธิบายไว้อย่างชัดเจนและเข้าใจง่าย
Office Scripts คืออะไร และทำไมจึงมีความสำคัญ?
Office Scripts คือชุดของ เครื่องมืออัตโนมัติที่ผสานรวมเข้ากับ Excelเครื่องมือเหล่านี้ได้รับการออกแบบมาเพื่อใช้กับ Microsoft 365 เวอร์ชันเว็บเป็นหลัก ช่วยให้คุณบันทึกการกระทำ แปลงเป็นโค้ด และเรียกใช้ซ้ำได้ทุกเมื่อที่ต้องการในเวิร์กบุ๊กและเวิร์กชีตอื่นๆ ในทางปฏิบัติแล้ว เครื่องมือเหล่านี้ช่วยแก้ปัญหาที่มักเกิดขึ้นกับผู้ที่มักทำสิ่งเดิมๆ ซ้ำๆ ทุกเช้าใน Excel
ด้วย Office Scripts คุณสามารถ บันทึกลำดับขั้นตอน (เช่น การล้างคอลัมน์ การจัดรูปแบบ) เพิ่มสูตร หรือสร้างตาราง Pivot Table) บันทึกเป็นสคริปต์ และนำกลับมาใช้ใหม่ในไฟล์อื่นๆ ที่เข้ากันได้ นอกจากนี้ สคริปต์เหล่านี้ยังสามารถแชร์กับผู้อื่นในองค์กรของคุณและเรียกใช้งานได้แม้ในขณะที่คุณไม่อยู่ เนื่องจากมีการผสานรวมกับระบบคลาวด์และ Power Automate
ความแตกต่างที่สำคัญเมื่อเทียบกับโซลูชันแบบคลาสสิกอื่นๆ คือ Office Scripts ได้รับการออกแบบมาเพื่อ Excel บนเว็บ, Windows และ Mac ภายใน Microsoft 365ด้วยระบบจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์และรูปแบบการทำงานที่ทันสมัย แม้ว่าจะมีต้นกำเนิดมาจาก Excel Online แต่ฟังก์ชันการทำงานได้รับการขยายเพื่อให้มั่นใจได้ว่าประสบการณ์การใช้งานจะมีความสม่ำเสมอมากที่สุดในทุกแพลตฟอร์ม
หัวใจสำคัญของประสบการณ์นี้ประกอบด้วยองค์ประกอบหลักสามประการ ได้แก่: เครื่องบันทึกการทำงาน, ตัวแก้ไขโค้ด และการผสานรวมกับ Power Automateด้วยเครื่องมือเหล่านี้ คุณสามารถเริ่มต้นด้วยการบันทึกขั้นตอนง่ายๆ ไปจนถึงสคริปต์ขั้นสูงใน TypeScript และสุดท้าย ตั้งค่าโฟลว์อัตโนมัติที่จะเรียกใช้สคริปต์ของคุณตามเงื่อนไขทางธุรกิจจริงได้
เมื่อใดจึงควรใช้ Office Scripts ในการทำงานประจำวันของคุณ?
Office Scripts โดดเด่นเป็นพิเศษเมื่อคุณพบว่าตัวเองต้องพูดซ้ำๆ ทำตามขั้นตอนเดิมซ้ำแล้วซ้ำเล่าใน Excelหากคุณสังเกตเห็นรูปแบบเหล่านี้ นั่นเป็นสัญญาณชัดเจนว่าระบบอัตโนมัติเป็นประโยชน์สูงสุดสำหรับคุณ:
ลองนึกภาพว่าทุกเช้าวันทำงานคุณดาวน์โหลด... ไฟล์ CSV ที่มีข้อมูลทางการบัญชีคุณแปลงข้อมูลเป็น Excel แล้วทำตามขั้นตอนเดิมซ้ำอีกครั้ง: ลบคอลัมน์ที่ไม่จำเป็น จัดรูปแบบเป็นตาราง เพิ่มคอลัมน์คำนวณสองสามคอลัมน์ ใส่สูตร และสุดท้าย สร้างตาราง Pivot Table ใหม่ในชีตอื่น ขั้นตอนนี้อาจใช้เวลาหลายนาที และเป็นเรื่องง่ายที่จะลืมรายละเอียดบางอย่างเมื่อคุณรีบร้อน
ด้วย Office Scripts คุณสามารถดำเนินการกระบวนการนั้นได้เพียงครั้งเดียวเท่านั้น เครื่องบันทึกการกระทำจะบันทึกทุกขั้นตอนจากนั้น เพียงคลิกเดียว สคริปต์จะแปลงไฟล์ CSV ใหม่ที่มีโครงสร้างเดียวกันให้เป็นรายงานมาตรฐานของคุณโดยอัตโนมัติ โดยที่คุณไม่ต้องทำซ้ำด้วยตนเอง
อีกกรณีหนึ่งที่พบได้บ่อยมากคือกรณีของ รายงานเป็นระยะการปิดบัญชีรายสัปดาห์ รายเดือน สิ้นเดือน การติดตามโครงการ แดชบอร์ดการจัดการ ฯลฯ หากคุณใช้กระบวนการที่คล้ายคลึงกันเสมอ เช่น การนำเข้าข้อมูล การปรับให้เป็นมาตรฐาน การจัดรูปแบบ การอัปเดตแผนภูมิหรือตาราง Pivot Table สคริปต์สามารถจัดการ "งานที่ยุ่งยาก" เหล่านั้นได้ และเหลือเพียงการตรวจสอบและวิเคราะห์เท่านั้น
นอกจากนี้ยังเป็นประโยชน์อย่างมากในสภาพแวดล้อมการทำงานร่วมกัน ที่เพื่อนร่วมงานหลายคนใช้เวิร์กบุ๊กเดียวกัน การแชร์สคริปต์ภายในเวิร์กบุ๊กที่ใช้ร่วมกันจะช่วยให้ทั้งทีมสามารถทำงานร่วมกันได้ ดำเนินการตามกระบวนการเดียวกันทุกประการเพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาด เกณฑ์การคำนวณที่แตกต่างกัน หรือรูปแบบที่ไม่สอดคล้องกันระหว่างบุคคล
เครื่องบันทึกการทำงาน: ทำงานอัตโนมัติได้โดยไม่ต้องรู้วิธีเขียนโปรแกรม
โปรแกรมบันทึกการกระทำ (Action Recorder) เป็นจุดเริ่มต้นที่ง่ายที่สุดในการเข้าสู่โลกของ Office Scripts เนื่องจากช่วยให้คุณสามารถ สร้างสคริปต์ได้ง่ายๆ โดยใช้ Excel เหมือนเช่นเคยโดยไม่ต้องเขียนโค้ดแม้แต่บรรทัดเดียว โปรแกรมจะสังเกตการเคลื่อนไหวของคุณบนแผ่นงานและแปลงเป็นคำสั่งที่สามารถทำซ้ำได้
เมื่อคุณเปิดใช้งานการบันทึก Excel จะเริ่มบันทึกทันที การดำเนินการต่างๆ เช่น การแก้ไขเซลล์ การจัดรูปแบบ และการสร้างตารางการแทรกแถวหรือคอลัมน์ และการเปลี่ยนแปลงอื่นๆ อีกมากมาย เมื่อคุณทำเสร็จแล้ว สคริปต์จะถูกสร้างขึ้นและบันทึกไว้ในพื้นที่สคริปต์ของคุณ ซึ่งคุณสามารถเรียกใช้ในเวิร์กบุ๊กอื่นๆ ที่มีโครงสร้างคล้ายกันได้
วิธีการทำงานแบบนี้เหมาะอย่างยิ่งหากคุณทำ การกระทำที่มีความสม่ำเสมอและทำซ้ำได้สูงซึ่งรวมถึงงานต่างๆ เช่น การแปลงไฟล์ CSV การทำความสะอาดข้อมูล การจัดทำรายงานมาตรฐาน และการสร้างเทมเพลต เนื่องจากไม่จำเป็นต้องมีความเชี่ยวชาญด้านเทคนิค ผู้ใช้ที่มีความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับ Excel ก็สามารถเริ่มทำการทำงานอัตโนมัติได้ภายในไม่กี่นาที
นอกจากนี้ คุณสามารถตรวจสอบสคริปต์นั้นในโปรแกรมแก้ไขโค้ดได้เสมอ เพื่อทำความเข้าใจว่าโปรแกรมบันทึกสร้างอะไรขึ้นมา ปรับแต่งเล็กน้อย และหากต้องการ ก็เรียนรู้ไปทีละเล็กทีละน้อยได้อีกด้วย งานที่คุณทำเกี่ยวกับการออกแบบส่วนติดต่อผู้ใช้ แปลงเป็นคำสั่งเขียนโค้ดได้อย่างไร?นี่เป็นวิธีที่ใช้งานได้จริงมากในการเริ่มต้นเรียนรู้ด้านเทคนิคต่างๆ โดยไม่ต้องเริ่มจากศูนย์
โปรแกรมแก้ไขโค้ด: การปรับแต่งขั้นสูงด้วย TypeScript
เมื่อคุณเชี่ยวชาญการใช้เครื่องบันทึกเสียงแล้ว หรือต้องการพัฒนาทักษะให้สูงขึ้นไปอีกขั้น โปรแกรมแก้ไขโค้ดก็จะเข้ามามีบทบาท ซึ่งเป็นแผงที่คุณสามารถ... แก้ไขสคริปต์ที่สร้างขึ้น หรือเขียนสคริปต์ของคุณเองตั้งแต่เริ่มต้นตรงนี้คุณสามารถปรับแต่งระบบอัตโนมัติให้เหมาะสมกับกฎเกณฑ์ทางธุรกิจของคุณได้อย่างแท้จริง
โปรแกรมแก้ไขโค้ดช่วยให้คุณสามารถป้อนโค้ดได้ ตรรกะแบบมีเงื่อนไข (if/else), ลูป, ฟังก์ชันที่นำกลับมาใช้ใหม่ได้ และการตรวจสอบความถูกต้อง สิ่งที่ไม่อาจแสดงออกมาได้ง่ายๆ ด้วยการบันทึกการกระทำ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างสคริปต์ที่ทำงานแตกต่างกันไป ขึ้นอยู่กับชื่อชีต การมีอยู่ของตาราง หรือค่าของเซลล์เฉพาะ
Office Scripts พัฒนาขึ้นจาก TypeScript ซึ่งเป็นส่วนขยายของ JavaScript ที่มีระบบประเภทข้อมูล ทำให้การใช้งานง่ายขึ้น โครงสร้างข้อมูลที่แข็งแกร่งยิ่งขึ้นและการได้รับความช่วยเหลือจากตัวแก้ไขเอง (การเติมข้อความอัตโนมัติ คำแนะนำ การแจ้งเตือนข้อผิดพลาด) ขณะที่คุณเขียนหรือปรับแต่งโค้ด แม้ว่าอาจฟังดูซับซ้อนทางเทคนิค แต่ผู้ใช้ Excel หลายคนที่มีทักษะด้านตรรกะอยู่บ้างจะพบว่าการเปลี่ยนแปลงนี้ง่ายกว่าที่คิด
ข้อเสนอของ Microsoft บทแนะนำทีละขั้นตอนเพื่อเรียนรู้วิธีการใช้เครื่องบันทึกและโปรแกรมแก้ไขโค้ดส่วนนี้จะอธิบายพื้นฐานของ API สภาพแวดล้อมของตัวแก้ไข และวิธีการตีความโค้ดที่สร้างขึ้น หลังจากเรียนรู้เนื้อหาเหล่านี้แล้ว การเริ่มต้นเขียนและแก้ไขสคริปต์ที่ปรับแต่งเองได้อย่างเต็มที่ก็จะง่ายขึ้นมาก
แบ่งปันสคริปต์ภายในองค์กรของคุณ
ข้อดีอย่างหนึ่งของ Office Scripts คือ นอกจากจะช่วยประหยัดเวลาทำงานแล้ว ยังสามารถเพิ่มผลลัพธ์ได้เป็นทวีคูณเมื่อนำไปใช้ในโปรแกรมต่างๆ อีกด้วย คุณแบ่งปันข้อมูลกับเพื่อนร่วมงานและทีมด้วยวิธีนี้ การสร้างสคริปต์เพียงครั้งเดียวสามารถช่วยปรับปรุงขั้นตอนการทำงานของคนจำนวนมากได้
เมื่อคุณบันทึกสคริปต์และแชร์ใน... ไฟล์ Excel ที่แชร์ผู้ใช้ทุกคนที่เข้าถึงไฟล์นั้นได้ สามารถดูและเรียกใช้สคริปต์ได้จากแท็บ Automate พวกเขาไม่จำเป็นต้องเข้าใจรายละเอียดทางเทคนิค "เบื้องหลัง" เพียงแค่ต้องรู้ว่าสคริปต์ทำอะไรและควรใช้เมื่อใด
นอกจากนี้คุณยังสามารถเพิ่ม ปุ่มต่างๆ ภายในหนังสือเพื่อเรียกใช้สคริปต์เพื่อให้ผู้ใช้เพียงแค่กดปุ่มที่มีป้ายกำกับชัดเจน (เช่น "อัปเดตรายงานรายเดือน") กระบวนการทั้งหมดก็จะดำเนินไปอย่างราบรื่น ซึ่งมีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับผู้ใช้ที่ไม่เชี่ยวชาญด้านเทคนิค หรือแผนกที่ต้องการซ่อนความซับซ้อนไว้
เอกสารอย่างเป็นทางการอธิบายรายละเอียดเกี่ยวกับวิธีการจัดการการแชร์ การเพิกถอนสิทธิ์การเข้าถึง หรือการหยุดการแชร์สคริปต์เฉพาะ นอกจากนี้ยังสนับสนุนให้ชุมชนมีส่วนร่วมด้วย ร่วมแบ่งปันตัวอย่างและแนวทางแก้ไข จากนั้นข้อมูลเหล่านั้นจะถูกรวบรวมไว้ในคลังข้อมูลสาธารณะ ซึ่งคุณสามารถเรียนรู้จากสถานการณ์จริงและเสนอแนะแนวทางการปรับปรุงได้
ตั้งเวลาให้สคริปต์ทำงานโดยอัตโนมัติ
อีกหนึ่งคุณสมบัติที่ทรงพลังมากของ Office Scripts คือความสามารถในการ กำหนดเวลาการเรียกใช้สคริปต์โดยอัตโนมัติเพื่อให้ระบบเรียกใช้งานเป็นระยะโดยไม่ต้องมีใครคอยจำและเรียกใช้งานด้วยตนเอง ซึ่งนี่คือจุดที่ Power Automate เข้ามามีบทบาท
จากภายในโปรแกรมแก้ไขโค้ด คุณสามารถเปิดส่วนของ การเขียนสคริปต์เข้าสู่ระบบผ่าน Power Automate และสร้างโฟลว์ที่คุณระบุว่าสคริปต์ควรทำงานกับเวิร์กบุ๊กใดบ่อยแค่ไหน ตัวอย่างเช่น ทุกวันเวลา 8 โมงเช้า ทุกวันจันทร์ หรือทุกๆ X ชั่วโมง
เมื่อตั้งค่าเวิร์กโฟลว์เสร็จแล้ว Power Automate จะจัดการส่วนที่เหลือให้เอง เรียกใช้สคริปต์ในพื้นหลังแม้ว่าไฟล์ Excel จะปิดอยู่ และคุณไม่ได้เปิดเบราว์เซอร์เลยก็ตาม วิธีนี้จะช่วยให้คุณอัปเดตข้อมูลในไฟล์ Excel ให้เป็นปัจจุบันอยู่เสมอ ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลใหม่ การอัปเดตแผนภูมิ และการอัปเดตตาราง
การเขียนโปรแกรมประเภทนี้เหมาะสำหรับงานต่างๆ เช่น อัปเดตรายงานการจราจร รวบรวมข้อมูลจากแหล่งต่างๆ ตรวจสอบความถูกต้องของบันทึก หรือส่งสรุปข้อมูล ตรวจสอบสถานะโครงการอย่างสม่ำเสมอ การใช้ระบบอัตโนมัติในทุกสิ่งจะช่วยลดความเสี่ยงจากความผิดพลาดของมนุษย์และรักษาความสม่ำเสมอของผลลัพธ์
Power Automate: ยกระดับสคริปต์ของคุณให้เหนือกว่า Excel
Power Automate (เดิมชื่อ Microsoft Flow) คือแพลตฟอร์มของ Microsoft ที่ออกแบบมาเพื่อ... สร้างเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติระหว่างแอปพลิเคชันซึ่งเข้ากันได้อย่างลงตัวกับ Office Scripts โดยสคริปต์จะจัดการตรรกะภายใน Excel ในขณะที่ Power Automate จะควบคุมว่าเมื่อใดและทำไมจึงเรียกใช้ และจะเชื่อมต่อกับบริการอื่นใดบ้าง
ด้วย Power Automate คุณสามารถสร้างเวิร์กโฟลว์โดยอิงจาก ตัวกระตุ้น ตัวอย่างของการดำเนินการเหล่านี้มีความหลากหลายมาก เช่น การรับอีเมล การส่งแบบฟอร์ม ข้อความใหม่ใน Teams ไฟล์ปรากฏในโฟลเดอร์ OneDrive หรือการกำหนดตารางเวลาสำหรับงานต่างๆ ในทุกกรณี เวิร์กโฟลว์สามารถเรียกใช้ Office Script เพื่อดำเนินการกับเวิร์กบุ๊กได้
สิ่งนี้ช่วยให้สามารถสร้างโซลูชันที่สคริปต์ไม่ได้ถูกเรียกใช้งานเพียงเพราะมีคนกดปุ่มใน Excel อีกต่อไป แต่เป็นเพราะ... เกิดบางอย่างขึ้นในระบบนิเวศแอปของคุณเช่น การมาถึงของข้อมูลใหม่ หรือการเปลี่ยนแปลงสถานะของกระบวนการทางธุรกิจ ด้วยวิธีนี้ สเปรดชีตของคุณจะไม่ใช่ส่วนประกอบที่แยกโดดเดี่ยวอีกต่อไป แต่จะกลายเป็นส่วนหนึ่งของเครื่องมืออื่นๆ ที่บูรณาการเข้าด้วยกัน
แพลตฟอร์มนี้ประกอบด้วย แม่แบบและคำแนะนำที่กำหนดไว้ล่วงหน้า การตั้งค่าเวิร์กโฟลว์นั้นง่าย แม้แต่ผู้ใช้ที่มีประสบการณ์ด้านเทคนิคจำกัดก็สามารถเริ่มต้นการทำงานอัตโนมัติได้โดยไม่ต้องเขียนโปรแกรมตั้งแต่เริ่มต้น อย่างไรก็ตาม คุณยังสามารถปรับแต่งเวิร์กโฟลว์แต่ละรายการในรายละเอียดเพื่อให้เหมาะกับความต้องการเฉพาะของคุณได้เสมอ
ผลประโยชน์ที่แท้จริงในด้านผลผลิตและประสิทธิภาพ
การใช้งาน Office Scripts ร่วมกับ Power Automate ส่งผลให้ประสิทธิภาพดีขึ้นอย่างเห็นได้ชัด ผลผลิต ประสิทธิภาพ และการลดข้อผิดพลาดการใช้ระบบอัตโนมัติกับงานที่ซ้ำซากจำเจที่สุดใน Excel จะช่วยให้คุณมีเวลาว่างมากขึ้นสำหรับการวิเคราะห์ การตัดสินใจ และงานที่มีมูลค่าสูงกว่า
ในทางปฏิบัติ ระบบเหล่านี้ช่วยให้ ทำให้กระบวนการทำงานประจำวันเป็นไปโดยอัตโนมัติด้วยโค้ดเพียงเล็กน้อยในหลายกรณี คุณอาจไม่จำเป็นต้องใช้ระบบอัตโนมัติเลย หากคุณใช้เพียงแค่ตัวบันทึกการกระทำและเทมเพลตของ Power Automate เท่านั้น ซึ่งทำให้ระบบอัตโนมัติเข้าถึงได้ง่ายสำหรับผู้ใช้หลากหลายกลุ่ม ตั้งแต่ผู้ใช้ทางธุรกิจไปจนถึงที่ปรึกษาขั้นสูง
นอกจากนี้ การรวมศูนย์กระบวนการที่สำคัญไว้ในสคริปต์และเวิร์กโฟลว์ที่ใช้ร่วมกัน จะช่วยลดการพึ่งพา "บุคคลที่รู้วิธีทำ" และ คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนปฏิบัติตามขั้นตอนเดียวกันวิธีนี้ช่วยให้ได้ข้อมูลที่สะอาดกว่า รายงานที่สอดคล้องกันมากขึ้น และลดข้อโต้แย้งเกี่ยวกับเวอร์ชันใดที่ถูกต้อง
หลายบริษัทได้บูรณาการเครื่องมือเหล่านี้เข้ากับกลยุทธ์ของตน การแปลงระบบดิจิตอลพวกเขาพึ่งพาที่ปรึกษาผู้เชี่ยวชาญซึ่งช่วยระบุขั้นตอนที่เหมาะสมสำหรับการทำงานอัตโนมัติ ออกแบบเวิร์กโฟลว์ และให้การสนับสนุนระหว่างการนำไปใช้งานและการบำรุงรักษา ผลลัพธ์ที่ได้มักจะเป็นการลดเวลาในการประมวลผลลงอย่างมากและการปรับปรุงคุณภาพของข้อมูล
ขั้นตอนการสร้างและเรียกใช้สคริปต์ Office ทีละขั้นตอน (ภาพรวม)
ในแท็บ Automate ของ Excel คุณมีหลายวิธีในการดำเนินการดังต่อไปนี้ สร้างสคริปต์ Office ใหม่ปรับให้เหมาะสมกับระดับของผู้ใช้แต่ละคน แม้ว่าเราจะไม่ได้ลงรายละเอียดในบทแนะนำ แต่สิ่งสำคัญคือคุณต้องเข้าใจตัวเลือกต่างๆ อย่างชัดเจน
ในมือข้างหนึ่งคุณสามารถ บันทึกการกระทำของคุณด้วยเครื่องบันทึกการกระทำวิธีนี้เหมาะอย่างยิ่งสำหรับผู้ที่ทำขั้นตอนเดิมซ้ำๆ กับหนังสือของคุณ และไม่มีความรู้ด้านการเขียนโค้ด วิธีการนี้ช่วยให้คุณเริ่มทำการทำงานอัตโนมัติได้เกือบตั้งแต่วันแรก เพียงแค่ทำซ้ำขั้นตอนเดิมในขณะที่โปรแกรมบันทึกทำงานของมันเอง
ในทางกลับกัน คุณยังมีตัวเลือกในการใช้ ตัวแก้ไขโค้ดในแผงสคริปต์ Office เพื่อทำงานโดยตรงกับ TypeScript และสร้างสคริปต์ขั้นสูงยิ่งขึ้น บทช่วยสอนอย่างเป็นทางการ เช่น บทช่วยสอนเกี่ยวกับการสร้างและจัดรูปแบบตาราง จะทำหน้าที่เป็นแนวทางสำหรับขั้นตอนแรก โดยผสมผสานการบันทึกและการแก้ไขด้วยตนเอง
นอกจากนี้ ยังมีฟีเจอร์ที่อยู่ในช่วงทดลองใช้งานซึ่งช่วยให้ เขียนสคริปต์โดยใช้ปัญญาประดิษฐ์ (AI)ฟังก์ชันนี้จะสร้างร่างเบื้องต้นที่คุณสามารถตรวจสอบและปรับเปลี่ยนได้ ฟังก์ชันนี้ยังไม่พร้อมใช้งานสำหรับทุกคน แต่ชี้ให้เห็นถึงอนาคตที่การสร้างสคริปต์จากคำอธิบายภาษาธรรมชาติจะง่ายขึ้นเรื่อยๆ
เมื่อสร้างสคริปต์เสร็จแล้ว การเรียกใช้งานก็ง่ายมาก: คุณเพียงแค่ อัตโนมัติ > ดูสคริปต์คุณเลือกตัวเลือกที่ต้องการ จากนั้นแผงที่เกี่ยวข้องจะเปิดขึ้น และคุณคลิกปุ่ม "เรียกใช้" Excel จะแสดงข้อความแจ้งเตือนสั้นๆ ขณะที่กำลังทำงาน ซึ่งจะหายไปเมื่อกระบวนการเสร็จสิ้น
การจัดการและตัวเลือกขั้นสูงเมื่อเรียกใช้สคริปต์
รายการสคริปต์ที่คุณเห็นในแผง Automate ยังรวมถึง... ตัวเลือกการจัดการ สามารถเข้าถึงได้จากเมนูจุดสามจุดบนการ์ดแต่ละใบ วิธีนี้ช่วยให้คุณจัดระเบียบสคริปต์และเก็บเฉพาะสคริปต์ที่คุณต้องการจริงๆ เท่านั้น
ในบรรดาตัวเลือกที่มีอยู่ คุณสามารถเลือกได้ดังนี้ ลบสคริปต์ที่คุณไม่ได้ใช้งานแล้ว คัดลอกเพื่อใช้ทดสอบ หรือย้ายสคริปต์ไปยังที่อื่น ไปยังตำแหน่งจัดเก็บข้อมูลอื่น เช่น OneDrive หรือไลบรารี SharePoint อื่นๆ ความยืดหยุ่นนี้มีประโยชน์มากเมื่อคุณเริ่มสะสมสคริปต์มากขึ้นเรื่อยๆ
จากเมนูเดียวกันนั้น คุณสามารถเรียกใช้ตัวช่วยสร้างได้ ผสานสคริปต์เข้ากับ Power Automate โดยใช้ "สร้างงานอัตโนมัติ"ซึ่งจะช่วยแนะนำคุณในการสร้างขั้นตอนการทำงานที่จะเรียกใช้สคริปต์ภายใต้เงื่อนไขที่คุณกำหนด (การตั้งเวลา เหตุการณ์ในแอปอื่น ฯลฯ)
ด้วยวิธีนี้ แผงสคริปต์ของคุณจะกลายเป็นเหมือนแคตตาล็อกของสิ่งต่างๆ โซลูชันที่นำกลับมาใช้ใหม่ได้ ซึ่งคุณสามารถปรับแต่ง แชร์ หรือผสานรวมกับบริการอื่นๆ ของ Microsoft 365 ได้ตามการเปลี่ยนแปลงของกระบวนการทำงานของคุณ
การแก้ไขปัญหาทั่วไปเกี่ยวกับ Office Scripts
เช่นเดียวกับเครื่องมืออื่นๆ Office Scripts อาจมีข้อเสียอยู่บ้าง ปัญหาการกำหนดค่าและความเข้ากันได้ทั่วไป ซึ่งเป็นสิ่งที่ควรรู้ไว้ เพื่อที่คุณจะได้ไม่หัวเสียเมื่อบางอย่างไม่ปรากฏหรือใช้งานไม่ได้
หนึ่งในปัญหาที่พบบ่อยที่สุดคือแท็บ ระบบอัตโนมัติไม่ปรากฏใน Excel หรือสคริปต์อาจไม่พร้อมใช้งาน ในกรณีนั้น มีหลายประเด็นที่ควรตรวจสอบ ได้แก่ ใบอนุญาต Microsoft 365 ของคุณรวมถึง Office Scripts หรือไม่ ผู้ดูแลระบบของคุณไม่ได้ปิดใช้งานสคริปต์เหล่านั้นในศูนย์การดูแลระบบหรือไม่ และไม่มีนโยบายกลุ่มใดที่บล็อกสคริปต์เหล่านั้นใน Windows
หากคุณใช้ Excel บนเว็บ ก็เป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่า คุกกี้ของบุคคลที่สามเปิดใช้งานอยู่ในกรณีของ Windows อาจจำเป็นต้องติดตั้ง WebView2 เพื่อให้ใช้งานได้อย่างถูกต้อง สุดท้ายนี้ หากคุณเข้าใช้งานในฐานะผู้ใช้ภายนอกหรือแขกในเทนเนนต์ คุณอาจไม่สามารถเข้าถึงฟังก์ชันนี้ได้
ในส่วนของข้อผิดพลาดในการทำงานนั้น เป็นเรื่องปกติที่สคริปต์จะทำงานได้ดีในครั้งแรก แต่กลับล้มเหลวในหนังสือเล่มอื่น เนื่องจาก... ตารางหายไป ชื่อชีตเปลี่ยนไป หรือโครงสร้างไม่เหมือนเดิมในกรณีเหล่านี้ แผง Office Scripts จะแสดงคำเตือน และคุณสามารถตรวจสอบส่วน View Logs ใน Code Editor ซึ่งจะแสดงรายละเอียดของข้อผิดพลาดในแท็บ Output
โปรดทราบว่าฟีเจอร์บางอย่างของ Excel ยังไม่ได้รับการสนับสนุนโดยตัวบันทึกหรือ API การเขียนสคริปต์ เมื่อคุณพยายามบันทึกการกระทำที่ไม่ได้รับการสนับสนุน เครื่องบันทึกจะแสดงข้อความระบุว่าการกระทำนี้จะถูกละเว้น และจะไม่ถูกรวมอยู่ในสคริปต์ ไมโครซอฟต์กำลังขยายความเข้ากันได้อย่างค่อยเป็นค่อยไป แต่สิ่งสำคัญคือต้องตระหนักถึงข้อจำกัดเหล่านี้
ตัวอย่างสถานการณ์จริงสำหรับการสร้างรายงานและงานประจำโดยอัตโนมัติ
หากต้องการเห็นสิ่งเหล่านี้เกิดขึ้นจริง มีสถานที่มากมายให้เลือกชม ตัวอย่างและวิธีแก้ปัญหาของ Office Scripts เนื้อหาครอบคลุมสถานการณ์ในชีวิตประจำวันที่สมจริงมาก หลายๆ บทเรียนมาพร้อมกับหนังสือตัวอย่างที่สามารถดาวน์โหลดได้ เพื่อให้คุณเข้าใจแนวคิดโดยไม่ต้องสร้างทุกอย่างตั้งแต่เริ่มต้น
ในหมวด "สถานการณ์จำลองแบบรวดเร็ว" คุณจะพบสคริปต์ที่ออกแบบมาสำหรับ งานง่ายๆ แต่ทำบ่อยมากซึ่งรวมถึงงานต่างๆ เช่น การจัดรูปแบบข้อมูลที่นำเข้าใหม่ การปรับค่าคอลัมน์ให้เป็นมาตรฐาน การสร้างช่วงวันที่ หรือการสร้างตารางที่กำหนดค่าไว้ล่วงหน้า แนวคิดก็คือ คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่แนวคิดหลักของแต่ละตัวอย่างได้
นอกจากนี้ยังมี "สถานการณ์การใช้งานข้ามแอปพลิเคชัน" ซึ่ง Power Automate ถูกนำมาใช้เพื่อ... เชื่อมต่อ Excel กับเครื่องมืออื่นๆ เช่น อีเมล แบบฟอร์ม หรือ Teamsตัวอย่างเหล่านี้มักมีคำแนะนำทีละขั้นตอนสำหรับการตั้งค่ากระบวนการทำงาน เพื่อให้คุณสามารถทำซ้ำและปรับเปลี่ยนให้เข้ากับความต้องการของคุณได้
สุดท้ายนี้ "สถานการณ์ในชีวิตจริง" แสดงให้เห็นว่า กรณีการใช้งานที่ใหญ่ขึ้นและครอบคลุมมากขึ้นแอปพลิเคชันเหล่านี้ผสานรวมสคริปต์ เวิร์กบุ๊ก Excel เฉพาะ และบางครั้งก็รวมถึงบริการอื่นๆ ด้วย ซึ่งแสดงให้เห็นอย่างชัดเจนว่า Office Scripts สามารถบูรณาการเข้ากับระบบนิเวศการทำงานเฉพาะที่มีโครงสร้างไฟล์ที่กำหนดไว้อย่างดีได้อย่างไร
นอกเหนือจากตัวอย่างอย่างเป็นทางการแล้ว ยังมีผลงานจากชุมชนและกรณีศึกษาที่ "น่าสนใจ" บางส่วน ซึ่งแม้จะไม่สำคัญต่อธุรกิจ แต่ก็ช่วยให้เข้าใจได้ดียิ่งขึ้น ความยืดหยุ่นของแพลตฟอร์มนี้ช่างน่าประทับใจยิ่งนัก เพื่อสร้างโซลูชันของคุณเอง
ตัวอย่างที่เป็นรูปธรรมของสถานการณ์ขั้นสูง
ในบรรดาตัวอย่างที่ยกมานั้น มีตัวอย่างหนึ่งที่เน้นเรื่อง... วิเคราะห์การดาวน์โหลดหรือบันทึกเว็บ เพื่อระบุประเทศต้นกำเนิดของผู้ใช้จากบันทึกการใช้งานอินเทอร์เน็ต สคริปต์นี้จัดการการประมวลผลข้อความ ใช้ฟังก์ชันเสริม ปรับใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข และทำงานกับตารางเพื่อให้การวิเคราะห์รวดเร็วและเห็นภาพชัดเจน
อีกหนึ่งสถานการณ์ที่น่าสนใจมากก็คือ... ดึงและแสดงข้อมูลระดับน้ำจากฐานข้อมูลกระแสน้ำและน้ำขึ้นน้ำลงของ NOAAในที่นี้ ฟังก์ชัน fetch ถูกใช้จากสคริปต์เพื่อเรียกแหล่งข้อมูลภายนอก โหลดข้อมูลลงใน Excel และสร้างกราฟที่ช่วยให้ตีความผลลัพธ์ได้ง่ายขึ้น
มีตัวอย่างเครื่องคำนวณเกรดที่ใช้สคริปต์ตรวจสอบความถูกต้องของบันทึกเกรดของอาจารย์ผู้สอนสำหรับวิชาหนึ่ง ซึ่งแสดงให้เห็นถึงความสามารถของ การตรวจสอบข้อผิดพลาด การใช้รูปแบบที่เหมาะสม และการใช้ regular expressions เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลเป็นไปตามกฎบางประการ
นอกจากนี้คุณยังจะพบกรณีสำหรับ กำหนดตารางสัมภาษณ์ใน Teams โดยใช้สเปรดชีต Excel ใช้เป็นฐานข้อมูลของช่วงเวลาว่าง กระบวนการทำงานจะสร้างการประชุม Teams โดยอิงจากข้อมูลในสมุดบันทึก ทำให้ไม่ต้องเสียเวลาเชิญแต่ละคนทีละคน
สุดท้ายนี้ บทความนี้ได้เน้นย้ำถึงสถานการณ์การแจ้งเตือนงานดังนี้ การ์ดทีมที่สร้างจากโฟลว์ Power Automate ซึ่งเป็นการเรียกใช้สคริปต์ของ Office สิ่งนี้แสดงให้เห็นอย่างชัดเจนว่าสามารถบูรณาการและเคลื่อนย้ายข้อมูลได้ทั้งสองทิศทางระหว่าง Power Automate และสคริปต์ ทำให้ทุกคนได้รับทราบสถานะของโครงการอยู่เสมอ
ระบบนิเวศตัวอย่างทั้งหมดนี้แสดงให้เห็นว่า Office Scripts มีประโยชน์สำหรับทั้งสองด้าน การใช้ Excel ในการทำงานอัตโนมัติภายในองค์กร รวมถึงกระบวนการที่กว้างขึ้น โดยที่ Excel เป็นเพียงส่วนหนึ่งของกระบวนการทำงานที่เชื่อมโยงระหว่างแอปพลิเคชันหลายตัว
Office Scripts และ Power Automate ได้กลายเป็นส่วนประกอบสำคัญของเครื่องมือ Microsoft 365 สำหรับผู้ที่ทำงานกับข้อมูลและรายงานอย่างเข้มข้น ด้วยการผสมผสานระหว่างตัวบันทึกการทำงาน ตัวแก้ไขโค้ด การเรียกใช้งานตามกำหนดเวลา และการผสานรวมกับบริการอื่นๆ ทำให้สามารถเปลี่ยนจากงานที่ซ้ำซากและมีโอกาสผิดพลาดสูง ไปสู่กระบวนการที่เสถียรและใช้ร่วมกันได้ ซึ่งดูแลรักษาอยู่บนคลาวด์ สิ่งนี้ช่วยให้คุณและทีมของคุณใช้เวลามากขึ้นในการวิเคราะห์ ตัดสินใจ และสร้างมูลค่า และใช้เวลาน้อยลงในการจัดการกับสเปรดชีตที่ไม่มีที่สิ้นสุด
