นอกจากนี้ยังมีฟังก์ชันใช้งานจริงอื่นๆ อีกมากมาย Microsoft Word มันยังมีประโยชน์กับเราได้ด้วย สร้างเอกสาร สามารถเติมซ้ำได้ ตัวเลือกนี้ช่วยให้เราออกแบบได้ แบบฟอร์มโต้ตอบ ซึ่งผู้ใช้สามารถป้อนข้อมูลได้โดยไม่ต้องเปลี่ยนแปลงรูปแบบดั้งเดิมของเอกสาร
เป็นไปได้ด้วยแท็บนักพัฒนา การควบคุมเนื้อหา และเคล็ดลับอื่นๆ ที่เราจะอธิบายในภายหลัง ดังนั้นหากคุณต้องการสร้างแบบสอบถาม แบบสำรวจ หรือแบบฟอร์มดิจิทัลใดๆ ที่สามารถกรอกได้ง่าย โปรดอ่านต่อ นอกจากนี้เราจะเห็น ข้อดีที่เอกสารประเภทนี้มีให้เมื่อเทียบกับตัวเลือกอื่น เช่น แบบฟอร์ม PDF
เปิดใช้งานแท็บนักพัฒนาใน Word
ในการสร้างแบบฟอร์มโต้ตอบใน Word สิ่งแรกที่คุณต้องทำคือ เปิดใช้งานแท็บ ผู้พัฒนาเนื่องจากตามค่าเริ่มต้นตัวเลือกนี้จะไม่ปรากฏในโปรแกรม ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อเปิดใช้งาน:
- ในการเริ่มต้น ให้คลิกแท็บ เก็บถาวร
- จากนั้นเลือก ตัวเลือก.
- ในเมนูด้านข้าง ให้เลือก ปรับแต่งริบบิ้น.
- มองหาตัวเลือก ผู้พัฒนา ภายในรายการแท็บหลักและทำเครื่องหมายไว้
- สุดท้ายให้คลิกที่ ยอมรับ เพื่อใช้การเปลี่ยนแปลง
สร้างและจัดโครงสร้างแบบฟอร์มใน Word
เมื่อเปิดใช้งานแท็บนักพัฒนาแล้ว คุณสามารถดำเนินการต่อได้ ออกแบบแบบฟอร์มของคุณใน Word เพื่อให้เกิดความเป็นระเบียบเรียบร้อยและง่ายต่อการดำเนินการ เราแนะนำให้คุณใช้ตาราง เพื่อจัดตำแหน่งช่องฟอร์มให้เหมาะสม คุณสามารถทำเช่นนี้ได้ดังนี้:
- เปิดเอกสารใหม่หรือใช้เทมเพลตที่ออกแบบไว้ล่วงหน้า
- หากคุณตัดสินใจที่จะเริ่มต้นจากศูนย์ ให้ไปที่แท็บ แทรก และใช้ตัวเลือก tabla เพื่อสร้างโครงสร้างเนื้อหา
เมื่อโครงสร้างพร้อมแล้ว คุณสามารถเริ่มต้นเพิ่มส่วนต่างๆ ได้ การควบคุมเนื้อหาซึ่งเป็นเครื่องมือที่ให้ผู้ใช้ป้อนข้อมูลลงในช่องเฉพาะของแบบฟอร์มได้
สำหรับผู้ที่ต้องการเพิ่มประสิทธิภาพเอกสารของตนให้ดียิ่งขึ้น การพิจารณาวิธีการแปลงรูปแบบอื่นๆ ถือเป็นประโยชน์ เช่น แปลงรูปภาพหรือ PDF เป็นเอกสารที่สามารถแก้ไขได้ซึ่งสามารถเสริมการสร้างแบบฟอร์มที่สามารถกรอกได้ใน Word ได้
แทรกการควบคุมเนื้อหา
ลอส การควบคุมเนื้อหา ใน Word อนุญาตให้คุณใส่ฟิลด์ที่สามารถกรอกได้หลายประเภท เช่น กล่องข้อความรายการดร็อปดาวน์ ช่องกาเครื่องหมาย และการเลือกวันที่ วิธีการเพิ่มแต่ละรายการมีดังนี้:
- หากต้องการแทรกช่องข้อความที่ผู้ใช้สามารถพิมพ์ได้ ให้เลือก การควบคุมเนื้อหาข้อความ.
- หากคุณต้องการมอบตัวเลือกให้กับผู้ใช้ ให้ใช้ การควบคุมรายการแบบดรอปดาวน์ o กล่องคอมโบ.
- หากต้องการรวมช่องกาเครื่องหมายแบบง่าย ให้เพิ่ม กล่องควบคุม.
- หากแบบฟอร์มต้องการการเลือกวันที่ ให้ใช้ตัวเลือก เลือกวันที่.
คุณสามารถปรับแต่งการควบคุมเนื้อหาแต่ละรายการได้โดยการคลิกที่ สรรพคุณ ภายในแท็บ ผู้พัฒนา- จากนั้นคุณสามารถเปลี่ยนชื่อ สี หรือกำหนดว่าผู้ใช้สามารถแก้ไขเนื้อหาได้หรือไม่
ปกป้องแบบฟอร์มเพื่อป้องกันการแก้ไข
เมื่อคุณได้เพิ่มข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดแล้ว ขอแนะนำให้ปกป้องเอกสาร เพื่อป้องกันไม่ให้ผู้ใช้งานแก้ไขโครงสร้างแบบฟอร์ม วิธีที่มีประสิทธิผลที่สุดในการทำเช่นนี้คือดังต่อไปนี้:
- คลิกที่แท็บก่อน นักพัฒนา
- จากนั้นเลือก จำกัดการแก้ไข.
- ในหน้าต่างที่ปรากฏขึ้น ให้ทำเครื่องหมายในช่องที่ระบุว่า อนุญาตเฉพาะการแก้ไขประเภทนี้เท่านั้น และเลือก กรอกแบบฟอร์ม.
- เสร็จสิ้น ให้คลิกที่ ใช้การป้องกัน และสร้างไฟล์ รหัสผ่าน ถ้าคุณต้องการ.
ทดสอบและแจกจ่ายแบบฟอร์ม
สุดท้ายนี้ ก่อนที่จะแชร์เอกสาร ควรทดสอบก่อน ให้แน่ใจว่าทั้งหมด ตัวเลือกทำงานได้อย่างถูกต้อง- เปิดแบบฟอร์มใน Word และกรอกข้อมูลในช่องเพื่อตรวจสอบว่าตัวควบคุมเนื้อหาทำงานตามที่คุณคาดหวัง
หากแบบฟอร์มพร้อมแล้ว คุณสามารถส่งทางอีเมล์หรือบันทึกเป็นไฟล์ได้ PDF ที่กรอกได้ หากคุณต้องการให้ปลอดภัยและมั่นคงยิ่งขึ้น ในการดำเนินการนี้ เพียงไปที่ไฟล์ เลือกตัวเลือกบันทึกเป็น และคลิกที่รูปแบบ PDF
ดังที่คุณจะเห็น การสร้างแบบฟอร์มที่สามารถกรอกได้ใน Word เป็นคุณลักษณะที่มีประโยชน์อย่างมากสำหรับทั้งบริษัทและผู้ใช้รายบุคคลที่ต้องการรวบรวมข้อมูลในลักษณะที่เป็นระเบียบ โดยทำตามขั้นตอนเหล่านี้ คุณจะสามารถออกแบบเอกสารเชิงโต้ตอบได้อย่างง่ายดายและไม่ต้องใช้เครื่องมือภายนอก
