Google Drive เป็นหนึ่งในบริการคลาวด์ที่มีคนใช้มากที่สุดทั่วโลก เนื่องจากมีฟีเจอร์มากมายให้ใช้งานฟรี หนึ่งในนั้นคือความเป็นไปได้ในการแชร์ไฟล์กับบุคคลที่สาม ปัญหาคือว่า หากคุณใช้งานเครื่องมือนี้เป็นประจำ อาจมีช่วงเวลาที่คุณไม่รู้ว่าใครมีบ้าง เข้าถึงไฟล์ใน Google Drive
เพื่อให้คุณสามารถปรับปรุงไฟล์ของคุณและควบคุมความเป็นส่วนตัวได้ดีขึ้น เราจะอธิบายว่าคุณจะรู้ได้อย่างไรว่าใครคือคนที่คุณอนุญาตให้เข้าถึงเอกสารหรือไฟล์บางอย่าง
ข้อดีทั้งหมดของการแชร์ไฟล์ผ่าน Google Drive
เครื่องมือของ Google นี้ใช้งานง่ายและเข้าถึงได้มาก ซึ่งเป็นเหตุผลว่าทำไมจึงมีผู้ใช้หลายล้านคน การแชร์ไฟล์ผ่านมันทำให้เรามีข้อดีหลายประการ:
เข้าถึงได้จากทุกที่
ไฟล์ที่เราอัปโหลดไปยังคลาวด์ ไม่ว่าเราจะแชร์หรือไม่ก็ตาม จะสามารถใช้งานได้ตลอดเวลาและจากอุปกรณ์ใดๆ ที่มีการเข้าถึงอินเทอร์เน็ต ในยุคของการทำงานทางไกลสิ่งนี้น่าสนใจอย่างยิ่ง
การทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์
ข้อดีอย่างหนึ่งของการให้ผู้อื่นเข้าถึงไฟล์ใน Google ไดรฟ์ก็คือพวกเขาสามารถทำงานในเอกสารเดียวกันได้พร้อมๆ กัน ที่เหลือจะได้เห็นการเปลี่ยนแปลงแบบเรียลไทม์ ซึ่งทำให้งานเร็วขึ้นมาก
การควบคุมเวอร์ชัน
ไดรฟ์จะเก็บประวัติไฟล์ทุกเวอร์ชันของคุณ นี้ ช่วยให้คุณสามารถแก้ไขและกลับไปเป็นเวอร์ชันก่อนหน้าได้ ในกรณีที่จำเป็น
ฟังก์ชันนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อทำงานกับเอกสารเดียวกันเมื่อเวลาผ่านไป ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังเตรียมโครงการทางธุรกิจ รายงานสำคัญ หรือหากคุณกำลังเขียนโครงการระดับปริญญาสุดท้าย
ใช้งานง่าย
ดังที่เราได้กล่าวไปแล้ว ข้อดีอย่างหนึ่งของเครื่องมือนี้คือมีการดำเนินการที่เรียบง่ายและเป็นธรรมชาติ มันจะง่ายสำหรับคุณที่จะรู้วิธี สร้างโฟลเดอร์และกระจายสิทธิ์การเข้าถึงต่างๆ แม้ว่าคุณจะไม่เคยใช้ Google Drive มาก่อนก็ตาม
ความจุที่เพียงพอ
Google Drive มีพื้นที่เก็บข้อมูลฟรี 15 GB ซึ่งเพียงพอสำหรับจัดเก็บและแชร์ไฟล์หลายร้อยไฟล์ อย่างไรก็ตาม หากคุณต้องการพื้นที่เพิ่ม คุณสามารถเลือกสมัครสมาชิกแบบชำระเงินได้
การผสานรวมกับแอปพลิเคชันอื่นๆ ของ Google
ไดรฟ์ทำงานร่วมกับแอปพลิเคชันอื่นๆ ของ Google เช่น Gmail, เอกสาร, ชีต และสไลด์ ด้วยวิธีนี้การแลกเปลี่ยนไฟล์ระหว่างแอพพลิเคชั่นจึงเป็นเรื่องง่ายมากและ สิ่งนี้จะเพิ่มผลผลิต
ความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัว
Google ไดรฟ์นำเสนอมาตรการรักษาความปลอดภัยขั้นสูงในด้านสำคัญ เช่น การเข้ารหัสข้อมูลระหว่างการส่งและที่ไม่ได้ใช้งาน ซึ่งช่วยปกป้องการรักษาความลับของไฟล์ที่คุณมีในระบบคลาวด์ แม้ว่าคุณจะแชร์กับผู้อื่นก็ตาม
นอกจากนี้ตลอดเวลา คุณสามารถควบคุมผู้ที่สามารถเข้าถึงไฟล์และเปลี่ยนแปลงการอนุญาตได้ (หรือลบออก) เมื่อคุณเห็นว่าจำเป็น
แบ่งปันได้ง่าย
คุณสามารถแชร์ไฟล์ได้หลายวิธี แต่วิธีที่ง่ายที่สุดคือการสร้างลิงก์ที่คุณสามารถส่งทางอีเมลหรือข้อความได้
ใครมีสิทธิ์เข้าถึงไฟล์ใน Google Drive
Google Drive มีข้อดีมากมายที่คุณเคยใช้เพื่อแชร์ไฟล์กับผู้อื่นเป็นครั้งคราว หากเป็นเช่นนั้น และคุณต้องการทราบว่าใครสามารถเห็นไฟล์ของคุณได้ ให้ทำดังต่อไปนี้
เข้าถึงเอกสารที่คุณสนใจที่จะรู้ว่าคุณแชร์เอกสารกับใครแล้วคลิก "แบ่งปัน". คุณจะเห็นตัวเลือกนี้ที่มุมขวาบนของอุปกรณ์ของคุณ
เมื่อคลิกแล้วมันจะปรากฏขึ้นมา หน้าต่างป๊อปอัปที่จะบอกคุณว่าใครบ้างที่สามารถเข้าถึงไฟล์นั้นได้ และต้องได้รับอนุญาตอะไรบ้างในการทำงาน
ค้นหาเอกสารที่แชร์ใน Google Drive
หากคุณใช้เครื่องมือนี้มาเป็นเวลานาน คุณอาจสูญเสียการติดตามเอกสารบางรายการที่คุณเคยแชร์กับผู้อื่น หากคุณต้องการกู้คืนข้อมูลนั้นในตอนนี้ คุณสามารถเข้าถึงได้
ไปที่ WhoHasAccess แล้วคลิก “สแกน Google Drive ของฉันทันที” ให้สิทธิ์ที่เครื่องมือร้องขอ และปล่อยให้มันทำงาน เมื่อสิ้นสุดการสแกน มันจะแสดงรายการเอกสารที่แชร์ของคุณ ในนั้นคุณจะเห็นทั้งชื่อและอีเมลของคนที่คุณแชร์แต่ละไฟล์ด้วยในขณะนั้น
จัดการสิทธิ์การเข้าถึงเอกสารที่แชร์ของคุณ
แบ่งปันเอกสารผ่านทาง Google ไดรฟ์ มีประโยชน์มากทั้งในระดับวิชาการและวิชาชีพ อย่างไรก็ตาม ทุกคนที่มีสิทธิ์เข้าถึงจะสามารถแก้ไขและเปลี่ยนแปลงเนื้อหาได้ไม่สะดวกเสมอไป
เพื่อให้ควบคุมไฟล์ได้ดียิ่งขึ้น Drive เปิดโอกาสให้คุณตั้งค่าสิทธิ์การเข้าถึงต่างๆ บทบาทที่คุณสามารถมอบหมายได้คือ:
- รีดเดอร์. บุคคลนั้นสามารถอ่านได้เพียงข้อความเท่านั้น แต่ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงเนื้อหาได้
- ผู้วิจารณ์. ผู้ใช้สามารถแสดงความคิดเห็นได้ แต่ไม่สามารถโต้ตอบกับข้อความได้โดยตรง
- บรรณาธิการ หากคุณมอบหมายบทบาทนี้ให้กับบุคคลอื่น พวกเขาจะมีฟังก์ชันการแก้ไขแบบเดียวกันกับเอกสารที่คุณมีในฐานะผู้สร้าง
คุณสามารถเปลี่ยนการอนุญาตที่คุณให้ได้อย่างรวดเร็ว ป้อนเอกสารที่คุณสนใจและคลิกที่ตัวเลือก "แบ่งปัน" รายการจะปรากฏขึ้นพร้อมกับบุคคลที่มีสิทธิ์เข้าถึงไฟล์และบทบาทที่ได้รับมอบหมายก่อนหน้านี้ เมื่อคลิกที่หน้าต่างป๊อปอัปใหม่จะปรากฏขึ้นเพื่อให้คุณทำการเปลี่ยนแปลงได้
ดังนั้นผู้ที่มีบทบาทเป็นบรรณาธิการจึงสามารถเป็นนักอ่านธรรมดาๆ ได้ และในทางกลับกัน จากหน้าต่างนี้ คุณยังสามารถยกเลิกการอนุญาตการเข้าถึงใดๆ ที่คุณให้ไว้ได้
หากคุณต้องการบล็อกผู้ใช้บางราย คุณก็สามารถทำได้เช่นกัน ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
- ลงชื่อเข้าใช้ Google ไดรฟ์
- คลิกที่แท็บ "แบ่งปันกับฉัน" ที่ปรากฏทางด้านซ้ายของหน้าจอ
- คลิกขวาที่ไฟล์สำหรับผู้ใช้ที่คุณสนใจแล้วกด "เพื่อปิดกั้น" ในเมนูแบบเลื่อนลง
- ยืนยันการกระทำของคุณโดยคลิกอีกครั้ง "เพื่อปิดกั้น".
ด้วยการดำเนินการนี้ ผู้ใช้ที่ถูกบล็อกจะไม่สามารถเข้าถึงเอกสารใดๆ ที่คุณแชร์ระหว่างคุณสองคนได้อีกต่อไป
ดังที่คุณเห็นแล้วว่าการรู้ว่าใครมีสิทธิ์เข้าถึงไฟล์ใน Google Drive นั้นไม่ใช่เรื่องยาก เราขอแนะนำให้คุณตรวจสอบและตัดสินใจว่าคุณสนใจที่จะแบ่งปันไฟล์ของคุณกับบุคคลบางคนต่อไปหรือไม่