วิธีค้นหาและลบรายการที่ซ้ำกันใน Excel

หนึ่งในสถานการณ์ที่พบบ่อยที่สุดที่เราเผชิญเมื่อจัดการข้อมูลในแผ่นงาน Excel คือมีรายการที่ซ้ำกัน. นี่เป็นสิ่งที่อาจขัดขวางกระบวนการรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูล ขึ้นอยู่กับงานที่เราดำเนินการ ดังนั้นเราจึงต้องดำเนินการลบข้อมูลดังกล่าวอยู่เสมอ นี่คือสิ่งที่อาจง่ายหรือยากเท่ากับจำนวนข้อมูลที่มีอยู่ในแผ่นงานที่เป็นปัญหา ในแง่นั้น เราจะแสดงให้คุณเห็นว่าคุณสามารถทำอะไรได้บ้างเพื่อค้นหาและลบรายการที่ซ้ำกันใน Excel เมื่อจำนวนเซลล์ที่ถูกครอบครองในแผ่นงานของคุณมีมากเกินไปที่จะทำด้วยตนเอง

Excel เต็มไปด้วยเครื่องมือที่ช่วยให้เราลดชั่วโมงการทำงานลงเหลือเพียงสองสามนาที จากนั้นเราจะสอนวิธีการทำงานเพื่อให้คุณประหยัดเวลาในการทำงาน

ขั้นตอนในการค้นหาและลบข้อมูลที่ซ้ำกันใน Excel

ในโลกของ Excel ไม่ใช่เรื่องแปลกที่จะพบเอกสารที่มีบันทึกนับพัน ซึ่งเราต้องใช้เครื่องมือที่โปรแกรมนำเสนอเพื่อตรวจสอบและจัดการ. ตัวอย่างเช่น การค้นหาชื่อในแผ่นงานประเภทนี้ไม่ใช่เรื่องง่ายๆ เหมือนกับการค้นหาในคอลัมน์ที่มีชื่อเหล่านั้น ในทางกลับกัน เราต้องใช้ฟังก์ชันบางอย่างในการค้นหาหรือตัวเลือกการค้นหาที่ Excel มีให้

สิ่งเดียวกันนี้เกิดขึ้นเมื่อเราต้องการล้างแผ่นข้อมูลที่ซ้ำกัน หากเอกสารเต็มไปด้วยบันทึก จะเป็นงานที่น่าเบื่อมากในการตรวจสอบเอกสารเพื่อกำจัดการทำซ้ำทีละรายการ. ข่าวดีก็คือจากแท็บ "ข้อมูล" เรามีตัวเลือก "ลบรายการที่ซ้ำกัน" ซึ่งจะช่วยให้เราสามารถลบรายการที่ซ้ำกันในจังหวะ

ในการเริ่มงานนี้ สิ่งแรกที่คุณต้องทำคือเลือกคอลัมน์ที่มีช่วงของเซลล์ที่พบรายการที่ซ้ำกัน โดยเริ่มจากส่วนหัว จากนั้นคลิกที่แท็บ «Datos»แล้ว«ลบรายการที่ซ้ำกัน" ซึ่งจะแสดงหน้าต่างป๊อปอัปที่ระบุคอลัมน์ที่เลือก คลิกที่ "ยอมรับ» และ Excel จะออกข้อความระบุจำนวนรายการซ้ำที่พบและยืนยันการลบทันที

ลบรายการซ้ำที่มีหลายคอลัมน์

ข้างต้นเป็นตัวอย่างที่มีกรณีพื้นฐานที่สุดของการขจัดข้อมูลที่ซ้ำกันใน Excel เนื่องจากสมุดงานที่ซับซ้อนกว่ามากมักจะถูกจัดการในสภาพแวดล้อมการทำงานและการศึกษา ในแง่นี้ เป็นเรื่องปกติที่จะมีรายการขนาดใหญ่ที่ประกอบด้วยข้อมูลและบันทึกหลายรายการ ซึ่งทำให้การกำจัดรายการที่ซ้ำกันยุ่งยากยิ่งขึ้นไปอีก อย่างไรก็ตาม Excel เป็นเครื่องมือที่โดดเด่นด้วยกระบวนการอำนวยความสะดวก และสำหรับกรณีเหล่านี้ «ลบรายการที่ซ้ำกัน» มีวิธีง่ายๆ ในการจัดการเรื่องนี้

เพื่อเริ่มกระบวนการลบหลายคอลัมน์นี้ เราจำเป็นต้องเลือกตารางทั้งหมดที่เกี่ยวข้องในสมุดงาน จากนั้นคลิกที่แท็บ «Datos»แล้ว«ลบรายการที่ซ้ำกัน" ซึ่งจะแสดงหน้าต่างป๊อปอัปซึ่งคุณจะเห็นส่วนหัวของคอลัมน์ต่างๆ ในตารางของคุณ ตอนนี้ คุณจะต้องเลือกคอลัมน์ที่คุณต้องการให้ตรวจสอบรายการที่ซ้ำกัน แล้วคลิกที่ «ยอมรับ«. ทันทีหลังจากนั้น คุณจะเห็นข้อความจาก Excel ระบุข้อมูลที่ซ้ำกันที่พบและจำนวนของค่าที่ถูกกำจัด

เมื่อทำเช่นนี้ คุณจะสามารถประหยัดเวลาได้มากในการค้นหาและกำจัดรายการที่ซ้ำกันใน Excel นอกจากนี้ เนื่องจากเป็นกระบวนการง่ายๆ จึงทำให้คุณสามารถล้างข้อมูลที่ซ้ำกันของสมุดงาน Excel ทั้งหมดที่คุณมี วิธีนี้จะช่วยให้คุณมีรายชื่อที่เชื่อถือได้มากขึ้นเพื่อสร้างสถิติและรายงานจากชุดข้อมูลที่สะอาดโดยไม่มีรายการที่ซ้ำกัน

ข้อสรุป

โดยทั่วไป การค้นหาและลบระเบียนที่ซ้ำกันใน Excel เป็นกระบวนการที่ใครก็ตามที่ทำงานกับข้อมูลควรทำ. การมีอยู่ของข้อมูลที่ซ้ำกันสามารถนำไปสู่ผลลัพธ์ที่ไม่ถูกต้องและไม่ถูกต้อง ดังนั้นจึงจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องตรวจจับและลบออกเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลมีความสมบูรณ์ ในแง่นี้ การกำจัดรายการที่ซ้ำกันกลายเป็นภารกิจสำคัญเพื่อให้ได้การจัดการข้อมูลที่มีประสิทธิภาพและการตัดสินใจที่ถูกต้อง

สิ่งสำคัญคือต้องคำนึงว่า ก่อนที่จะค้นหาและกำจัดเรคคอร์ดที่ซ้ำกัน จำเป็นต้องกำหนดอย่างถูกต้องว่าอะไรที่ถือว่าเป็นเรคคอร์ดที่ซ้ำกันตามความต้องการและวัตถุประสงค์เฉพาะของสภาพแวดล้อม. นอกจากนี้ จำเป็นต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลมีโครงสร้างที่ดีในแผ่นงาน Excel และสอดคล้องกัน เพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดและความสับสน

ท้ายที่สุดแล้ว การค้นหาและลบรายการที่ซ้ำกันใน Excel สามารถช่วยประหยัดเวลาและป้องกันข้อผิดพลาด ซึ่งจะช่วยเพิ่มคุณภาพและความน่าเชื่อถือของข้อมูล ด้วยเครื่องมือและเทคนิคที่เหมาะสม ผู้ใช้ทุกคนสามารถควบคุมงานนี้และรับรองความถูกต้องและครบถ้วนของข้อมูล